Her er 6 Tips som gir deg full kontroll over mailen og innboksen din og som samtidig vil sparer deg for mye tid.
Disse tipsene vil effektivisere måten du håndtere all din mail på, Redusere mengden mail du får inn, Spare deg for tid, Ta bort stress reletert til behandling av epost og samtisig gi de viktigste mailene den prioritet og behandling de bør få.
Mail er en av de tingene som stjeler mye av tiden i et firma. Men det er også den plassen som jeg synes er lettest å effektivisere og redusere tidsbruken på. Her har jeg samlet 6 tips til deg som ønsker å effektivisere mailbruken og få kontroll over innboksen din.
Dette er tips jeg selv følger til daglig for å effektivisere meg selv og holde nede tiden jeg bruker i min innboksen.
Her er 6 tips om hvordan få kontroll over mailen og innboksen din.
-
Innfør en «et klikk regel»
Når du åpner en mail skal du gjøre en av tre ting. Slette den. Svare på den eller arkivere den.
Du skal IKKE samle mailen din i «innboksen» og bruke det som en «huske lise». Innboksen skal kun være en plass mailen kommer inn og være klar for videre behandling. IKKE tenk: «det må jeg huske på senere» og la mailen ligge i innboksen. Er det viktig og du må huske dette senere kan du legge de inn i din kalender eller skriv det ned på en «gul lapp». -
Svar kort.
Ikke bruk mer en tre linjer på å svare på en mail. Gi beskjed til alle du mottar regelmesig mail og dine kunder, at du gir så korte svar som mulig og helst ikke mer en tre linjer. Be dem gjøre det samme når dem mailer deg. Dette er ikke uhøflig, men effektivft både for deg og dem. Tenke litt «SMS» når du sender mail. altså korter du meldingen til et minimum og gir kun den innformasjonen som er viktig.
-
Avslutt ALLE mailinglister
Om du ikke leser mailen fra mailinglisten du er på, er det bare slutte å abonnere på dem. Der er ingen som blir sure om du ikke abonnerer og du sparer deg for MYE unødvendig og bortkastet tid på arbeide med å sortere ut det du ikke trenger av mail. De fleste slike mail har en «unsubscribe» eller «avmelding» nederst i mailen som du kan trukke på for å melde deg av listen.
-
Hold intern mail til et minimum.
Om der ikke er noen god grunn til å sende mail internt bør dere heller ikke gjøre det. Jobber dere med prosjekter ol. som krever kommunikasjon bør dere heller bruke et prosjektstyrings system til dette. Dere har da bedre oversikt og all kommunikasjon samlet på en plattform som er beregnet for dette.
Der er mange online løsninger som er svært gode til dette formålet. jeg bruker og anbefaler derfor Bacecamp til dette formålet. (http://basecamp.com) -
Bruk en online mail løsning til mailen din.
jeg anbefaler å bruke Gmail. Den er gratis og du kan i legge inn alle dine epost adresser slik at du får alle til samme på en plass. Du kan også velge hvilken mailadresse du bruker som standard for å sende mail med, så det behøver ikke være din-mail-adresse@gmali.com. Du bruker Gmail som et vanlig epost program, all mail til deg blir da samlet på en plass og du er da også synkronisert på alle dine enheter som Telefon, Macen, PCen og nettbrettet.
Du kan sammenlinge dette med Exchange eller Office 365, men jeg syned løsningen er bedre på mange områder og gir deg mer frihet. Nevnte jeg at den var gratis. (Her kan du opprette en Gmail konto: https://accounts.google.com)
Du finner informasjon og veiledning om hvordan du legger inn flere mail kontoer på Gmail på YouTube kanalen DottoTech (Steve Dotto) Her er link Youtube videoen: https://www.youtube.com/watch?v=qQTwSYQX5tw
- Sorter all mailen i mapper og bruk reglerLag en mappe for vær ting du trenger eks Privat. Jobben, Facebook, Regnskap, Support,
mailen kommer først inn i innboksen og derfra sorterer du den i den mappen den tilhører. du kan også sette opp regler slik at mailen blir sortert automatisk.eks vet du at mail fra sosiale medier som Facebook er mail du ikke behøver å lese, men bare å gå gjennom. du kan da lage en regelsom sorterer alle disse mailene direkte til mappen «Facebook».
Det samme kan du eks gjøre med mail som kommer inn fra jobbmailen din. sorter dem rett inn i mappen «Jobben»
Om du ønsker mer info om hvordan du kan bruke Google løsninger smart anbefaler jeg at du besøker YouTube kanalen til Steve Dotto (DottoTech) https://www.youtube.com/channel/UC9BqPtCcSyHvQsbl2rumM4w