Etter å ha drevet firma i mange år har jeg hatt min del av kunder som ikke betaler og inkassosaker. Dette var faktisk det mest stressende, tids oppslukende og bortkastede utgiftene jeg hadde. Det koster mye å måtte bruke et inkassobyrå, både av din tid og penger.
Gjelder kravene små beløper sitter du ofte bare igjen med noen få kroner etter mye tid og stress. Å du er nesten garantert å miste kunden. Kunden (både private og firmaer) kommer også ofte opp i enn ennå være økonomisk situasjon enn de var i pga. inkasso salærene, rentene, gebyrene mm.
Det måtte da finnes en bedre måte, tenkte jeg. En måte som gjøre det lettere for meg å få betalt, som sikrer at jeg kunne beholde kunden (om jeg ønsker det), å en løsning som kunne være enklere for kunden også økonomisk om de fikk betalingsproblemer.
Da jeg startet mitt nye firma, som jeg driver i dag, gikk jeg dypt inn i tenke boksen for å finne ut hvordan jeg ville drive dette firmaet.
Et av punktene på liste min som jeg anså som svært viktig var; «når kunden ikke betaler»
Hvordan skulle jeg løse dette. Jeg viste at jeg ikke ønsket å bruke et inkassobyrå. Jeg kunne jo gå for det enkleste; «Ikke gi kreditt og kun kontant betalning»
Siden jeg drev med konsulent virksomhet, webutvikling og abonnement tjenester passet dette ikke helt inn. Men med dette som utgangspunkt satte jeg opp noen punkter. Å det er disse jeg følger i dag.
Her er mine 6 punkter som hjelper deg å få inn betaling uten å bruke et inkassobyrå.
1. Ta betalt før du starter jobben
Om du skal gjennomføre et konsulent oppdrag, webdesign eller andre tjenester der du har mulighet til det. Ta betalt FØR jobben starter. Minimum 50% av totalbeløpet. Beløpet bør være så stort at kunden vil ønske å fullføre hele oppdraget og betale deg 100%. Det bør også være så stort at om noe uventet skulle skje og kunden avbryter oppdraget, så har du i alle fall ikke gått i tap på din tidsbruk.
2. Abonnement tjenestene kjøpes pr periode og avsluttes automatisk om betaling uteblir.
Om du har en tjeneste som gjen fakturer kunden, sørg for at abonnementet automatisk stanser om kunden ikke har betalt innen avtalt tid. Dette bør også være før det påfører deg økonomiske utgifter. Gi beskjed til kunden i god tid før tjenesten stopper opp slik at dem har mulighet til å rette opp i betalings problemet.
3. Ta et åpnings gebyr om tjenesten er blitt stengt.
Når kunden vat at det koster å få tjenesten gjenåpnet er det mindre sjanse for at dem utelater å betale og om de må betale for gjenåpning vil de vil sørge for at dette ikke skjer igjen. Åpnings gebyret er også for at du skal få betalt for din tid. Om noen misbruker din tid, ta betalt for dette.
Den tiden du kunne brukt på andre kunder og nye kunder.
Husk: Mistet tid blir aldri funnet.
4. Ubetalt regning. Ring kunden. IKKE send purring.
Dette er helt klart det beste rådet jeg kan gi. Om en kunde ikke betaler, Ring dem. Gjør dem oppmerksom på at at de har et forfalt beløp hos deg.
Ikke vær sur, ikke vær spydig, ikke kom med trusler om inkasso. Bare prat med dem. Bli enig om når beløpet skal betales og følg opp om det ikke blir betalt.
Om kunden får et mer personlig forhold til deg og ditt firma vil dine regninger ofte bli prioritert før andres og du får dermed også raskere betalt.
5. Hjelp kunden i vanskelige situasjoner
Der er alltid en grunn til at en regning ikke blir betalt. Den blir glemt, regnskapsavdelingen har ferie ol. Noen ganger har firmaet det «litt trangt» økonomisk og har måtte prioritere andre foran deg.
Om du oppdager at en kunde er i en vanskelig situasjon bør du gjøre en vurdering av kunden. Vil kunden kunne betale eller ikke. Vil kunden «overleve» den økonomiske situasjonen.
Jeg har ved flere anledninger redusert det skyldige beløpet for å være sikker på å få inn «noe av pengene» og får å hjelpe kunden. Dette har resultert i veldig trofaste kunder hos de som har klart seg. Å der kunden ikke har klart seg, har de ofte dukke opp igjen i andre firmaer. Så i stede for å miste kunden i inkasso jungelen, har jeg ofte klart å redusere mitt tapet, å gjerne fått en eller to nye kunder ved en senere anledning, siden de oppfattet mitt firma som «fear», hjelpsom og forståelsesfull.
6. Om alle andre løsninger ikke når fram, send kunden et «varsel om konkursbegjæring»
Noen ganger, men heldigvis veldig sjelden, er der firmaer som ikke betaler eller ikke vil betale. Dette er etter at du har vært i kontakt med dem og forsøkt å komme til en eller flere løsninger. De vil bare ikke.
Det er her de fleste bare gir opp og sender saken til et inkassobyrå. Tiden drar ut, der blir ofte mye brevveksling fram og tilbake før du må ta valget: Ta tapet eller videre til forliksrådet.
I de fleste tilfeller når det gjelder mindre beløp, å dette bare medfører et mindre tap for deg, anbefaler jeg å avslutte saken så raskt som mulig før inkasso og si opp kundeforholdet med kunden. Altså redusere ditt tap mest mulig (både tapet av tid og penger), så du kan jobbe videre med dine gode kunder eller skaffe nye i stede.
Men om det er snakk om et større beløp finnes det en løsning som er både raskere og enklere enn inkasso, å du er sikker på å få kundens fulle oppmerksomhet umiddelbart.
Ta kontakt med en advokat som kan håndtere inkassosaker saker og få dem til å sende kunden et brev med tittelen «varsel om konkursbegjæring»
Gi din advokaten fullmakt til å kunne redusere det skyldig beløp og sette en kortere betalingsfrist om dette vil være med på å få oppgjøret raskere.
I de tilfeller der kunden har økonomi til det vil saken være løst raskt, svært svært. Å selv med utgiftene til advokat og et redusert beløp, vil dette ofte være en god løsning for deg og du kan legge saken bak deg og heller fokusere på å bygge firmaet ditt videre med nye og mer pålitelige kunder.