Etter 15års erfaring fra IT-bransjen og support har jeg opparbeidet meg mye kunnskap. Men den viktigste kunnskapen jeg har lært når det gjelder data er: å holde ting så enkelt som mulig. Ja det er faktisk slik at jo enklere, jo bedre, når det kommer til data.
jeg har sett mange «smarte» løsninger og avanserte systemer. men i alle tilfeller der jeg har kunnet forenkle systemene, har der vært til stor besparelse, mindre support og mere effektivitet for bedriftene.
Listen du finner her med 7 tips om hvordan du kan gjøre din bedrift smartere og effektiv, er det jeg har funnet fungerer best or de fleste og det er dette jeg anbefaler mine kunder. Der finnes så klart andre lignende løsninger som også er bra, men de jeg har samlet her er de jeg selv har testet. Det er også disse jeg selv bruker i dag og er mer mest fornøyde med.
1. Bruk dropbox til dine dokumenter, bilder og andre filer.
Du har da alltid tilgang til dine dokumenter og om dere er flere i firmaet kan dere enkelt dele dokumenter og mapper med andre om de også har dropbox. Om uhellet skulle være ute (datakrasj ol) er dine data sikkert lagret i skyen og du kan enkelt få tilgang til dem fra en annen PC eller MAC.
Lagring i skyen er både enklere og billiger enn å ha en egen server på kontoret som stadig trenger vedlikehold og service. Dropbox har løsninger som dekker de fleste behov et firma trenger for lagring, sikkerhet og deling. Du kan begynne med deres gratis løsning og senere bygge på det du ønsker og trenger.
Her finner du Dropbox: http://dropbox.com
2. Registrer en Google konto og få Gmail og Google+
Ved å registrere en Google konto får du tilgang til mange gratis og nyttige tjenester. Gmail er en av dem.
Gmail gir deg muligheten til å legge inn flere mailkontoer som i et vanlig mail program. Du kan også velge hvilken konto du vil sende fra som standart, legge inn forskjellige signaturer for hver konto, og så klart sortere mailene i forskjellige mapper slik at du kan holde jobbmailen i en mappe og privat i en annen.
Her finner du informasjon om hvordan du legger inn flere mail kontoer på Gmail: https://support.google.com/mail/answer/21289?hl=no
En anne fordel med en Googel konto er at du samtidig får en Google+ profil. Denne kan sammenlignes med eks Facebook, Twitter eller Linkedin.
Her er andre tjenester du får tilgang til med en Google konto:
Her kan du opprette en Gmail konto: http://mail.google.com eller her: https://accounts.google.com
3. Si opp fasttelefonen
Har du ikke gjort det, er det på tide nå. Er du en liten bedrift (1-5 ansatte) vil du ha mange fordeler ved å benytte mobil isteden for fasttelefonen. Du blir lettere tilgjengelig for dine kunder og mobil er billigere for en bedrift om du bruker det rette abonnementet. Om du i tillegg benytter deg av en smarttelefon, har du i prinsippet med deg kontoret i lomma.
Jeg anbefaler de fleste å ikke bruke Telenor da de er en av de dyreste i markedet og ikke alltid har den beste supporten. Jeg har selv jobbet tidligere i denne bransjen (Tele2), så jeg skulle mene å ha et godt grunnlag for å komme med mine anbefalinger. De to leverandører jeg anbefaler er Chess og OneCall.
Jeg og mitt firma bruker Chess og vil på det varmeste anbefale dem. Billig, bra og en svært god kunde support. OneCall har jeg tatt med her da flere av mine kunder bruker dem og er svært fornøyde. I bunn og grunn pleier jeg å si at de minste leverandørene ofte er de beste, både på pris og service. Du kan også sjekke på telepriser.no for å finne en leverandør.
4. Online faktura program
Om du bare har bruk for å fakturere dine kunder og ha litt kundeinformasjon som navn, adresse og tlf, finnes det mange online baserte løsninger som er gode.
Fordelene ved å benytte en skybasert løsning er mange. Du slipper å installere noe på din maskin, du har alltid tilgang, det fungerer uansett om du har Mac eller PC, du slipper backup og det er ofte billigere.
Jeg bruker Freshbooks. Dette er den løsningen som passer mitt forma best, selv om tjenesten ikke er 100% tilpasset det Norske markedet. D finner FreshBooks her: http://www.freshbooks.com (affiliate link)
Contra-Faktura er en Norsk tjeneste som set ut til æ bli mer og mer brukt. Du finner dem her: http://www.conta-faktura.no.
Om du har en PayPal konto kan lage og sende fakturaer direkte fra Paypal til kundens mailadresse. Betalning må da skje via PayPal, visa eller mastercard, så denne passer nok ikke for de fleste Norske firmaer.
5. Kjøp en MAC
Kjøp en Mac isteden for PC. IKKE kjøp en pc med Win 8 om du skal bruke den til arbeide. Kvaliteten på MAC er også vesentlig mye bedre sammenlignet med uansett hvilken bærbar PC du velger.
Med over 15års erfaring fra IT-Support på Windows baserte maskiner er det for meg svært enkelt å nå anbefale MAC framfor Windows. Bedre kvalitet, sikrere og enklere er bare noen av grunnene.
Om du skal oppdatere fra Windows XP eller Windows 7 (som er svært bra) vil det være nesten like lett å lære deg OS X som Windows 8 og det vil nok være mindre frustrerende også. (Windows 10 ser ut til å rette noe av dette)
Det du betaler ekstra for en MAC framfor en PC er nesten garantert inntjent det første året.
Om du kjøper Mac fra en Premium forhandler flytter de filene, bildene og dokumentene fra din gamle PC til din nye Mac, GRATIS. Det er faktisk inkludert i prisen om du måtte ønske det.
6. En proff og oppdatert nettside
Dette burde nesten være obligatorisk for alle bedrifter. Sørg for at du har en god, tidsriktig og oppdatert nettside. Med en god nettside som er oppdatert vil du kunne ha et fortrinn framfor dine konkurrenter. Jeg kunne nok skrevet mye om dette temaet, men du finner nok av informasjon på denne nettsiden om dette temaet.
7. Legg ditt firma på Facebook
Har ikke firmaet en facebookside. Opprett en NÅ og sørg for å holde den oppdatert med litt nyheter. Det trenger ikke være mer enn at du ønsker dine kunder en god helg.
Jo flere følgere du får jo bedre. Dette er jo den enkleste måten for deg å komme raskt i kontakt med dine kunder og de følger deg jo fordi de liker din bedrift. Om du er aktiv på Facebook er det faktisk mulig at en stor del av din omsetning kan komme indirekte eller direkte derfra.
Facebook finner du her: http://facebook.com